Réduction des coûts
en accédant facilement à ce mode de validation moderne et reconnue par la loi.
Augmentez votre productivité en intégrant LuxDoc afin de créer votre logiciel sur mesure.
La gestion électronique de documents (GED) consiste à gérer le cycle de vie d’un document électronique et à faciliter la division ainsi que la distribution des informations numériques.
Notre logiciel de gestion électronique de contenu LuxDoc, conforme au RGPD, fait bien plus que de la conservation et de l’archivage des documents et données pour votre entreprise. LuxDoc a été conçu pour vous permettre d’optimiser votre gestion des flux d’informations.
Fonctionnalités de la gestion électronique de documents
APPLICATION MOBILE – Accès à distance sécurisé en temps réel
Le logiciel LuxDoc vous permet d’accéder au système de Gestion Électronique de Contenu sur votre PC, tablette ou smartphone partout et à n’importe quel moment. La solution logicielle vous fournit une gestion complète et collaborative de vos documents en ligne.
AUTO-CLASSIFICATION – INDEXATION PLEIN TEXTE
Les documents sont automatiquement indexés plein texte par traitement OCR (reconnaissance optique de caractères), permettant ainsi une classification automatique rapide et efficace. La GED stocke et classe automatiquement les documents numérisés, les documents PDF et Office, ainsi que les images JPEG grâce à un processus d’OCR (OCR, ex. conversion d’images de texte manuscrit ou imprimé, dans une machine d’encodage de texte, qu’il s’agisse d’un document numérisé, d’une photo d’un document, d’une photo de scène ou d’un sous-titre superposé à une image).
De plus, l’application permet de préconfigurer des modèles d’arborescence typiques (plan de fichier / arborescence); ainsi, la création d’un dossier ou les sous-dossiers souhaités sont automatiquement générés.
RECHERCHE PLEIN TEXTE
Indexez et récupérez vos documents à l’aide de mots clés ! Grâce à un seul mot clé, la fonctionnalité plein texte vous permet de retrouver n’importe quel fichier dans le système de Gestion Électronique de Contenu.
NOTES AUTOCOLLANTES VIRTUELLES
Le logiciel LuxDoc vous permet d’annoter l’ensemble de vos documents pour simple mémento ainsi que pour retrouver facilement vos documents.
ALARMES
Grâce au logiciel LuxDoc, vous avez la possibilité d’installer des alarmes avec un rappel automatique afin de tenir vos projets à jour.
TAMPONS PERSONNALISÉS
Des tampons peuvent être personnalisés selon vos besoins et adaptés à votre activité. De plus, vous avez la possibilité de choisir le texte et la couleur de vos tampons, mais vous pouvez également les modifier selon vos tâches.
CONNECTEURS OFFICE ET OUTLOOK
Grâce au connecteur Outlook, accédez à LuxDoc directement depuis Outlook. Lors de la rédaction d’un e-mail, l’utilisateur peut ajouter une pièce jointe par simple action de glisser-déposer depuis l’arborescence de la GED. Vous pouvez également enregistrer un e-mail ainsi que la pièce jointe dans la GED en un seul clic.
Grâce au connecteur Office, vous pouvez accéder à vos documents .docx, les ouvrir et les modifier directement à partir de l’arborescence de la Gestion Électronique de Documents intégrée dans Word.
SÉPARATEUR PDF
Grâce à LuxDoc, vous avez la possibilité de séparer ou de fusionner vos PDF via la solution de gestion électronique de contenu, vous permettant ainsi d’optimiser le traitement de votre courrier entrant.
VERSIONING AUTOMATIQUE
Grâce à la fonctionnalité de versioning, les utilisateurs de LuxDoc peuvent accéder à la dernière version d’un document tout en conservant l’accès à la version précédemment enregistrée.
En effet, après avoir sauvegardé vos modifications sur votre document, une nouvelle version de ce document sera créée et l’ancienne version sera conservée dans la Gestion Electronique de Contenu.
Vous aurez ainsi la possibilité de voir rapidement l’évolution de votre document.
BANNETTES & ACCÈS DES UTILISATEURS
Une simple connexion Internet et un clic sont nécessaires pour accéder à vos documents de manière sécurisée n’importe où et à tout moment. De plus, la gestion des droits vous permet de sélectionner les dossiers auxquels les utilisateurs peuvent accéder, et à quel moment ces derniers peuvent y accéder. Le puissant contrôle d’accès granulaire vous permet de définir les responsabilités de chaque utilisateur de manière à ce que vos employés n’aient accès qu’aux dossiers, documents ou fonctionnalités du logiciel pertinents pour eux. Les droits d’accès peuvent être définis individuellement ou par groupe. En tant qu’administrateur, vous avez également la possibilité d’accorder l’accès à un fichier spécifique dans un dossier.
Vous pouvez également glisser et déposer le document dans la bannette d’un autre utilisateur directement à partir de l’arborescence de la GED.
FLUX DE TRAVAIL & TRANSFERT DES DOCUMENTS
Des flux de travail standardisés peuvent être lancés automatiquement pour suivre les projets et les partager.
Transférez vos documents sans aucune limite de volume grâce à la transmission cryptée permettant ainsi une traçabilité de lecture.
Partagez facilement d’importants volumes de données par “e-mail” sans que les destinataires aient à payer une licence, ou par abonnement à un dossier ou un répertoire.
STOCKAGE DES E-MAILS
Avec le logiciel LuxDoc intégré à Outlook, vous pouvez glisser-déposer les e-mails et les fichiers joints directement depuis Outlook et les enregistrer dans la GED.
Vous pouvez télécharger, à partir de la page d’accueil, un logiciel pouvant être installé sur n’importe quel PC équipé de Microsoft ™ Windows® et permettant:
- D’enregistrer par une action de glisser-déposer les documents du bureau dans les dossiers favoris, même hors-ligne; et,
- D’enregistrer des e-mails importants, avec leurs pièces jointes, directement depuis Outlook.
Fonctionnalités de gestion des contrats
CONTRAT ÉLECTRONIQUE
Le module e-contrat est un outil unique permettant de recenser 100% des contrats signés avec vos clients ou fournisseurs.
Vous pouvez également établir en quelques clics une requête sur vos contrats et obtenir une vision globale de tous vos contrats en temps réel.
NOUVEAUTÉ – SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
Notre système de signature électronique a été développé pour être directement intégré dans le logiciel LuxDoc vous permettant ainsi de signer les documents directement à travers l’application.
La fonctionnalité de signature électronique permet de faciliter le processus de flux de travail “workflow” des contrats signés à un niveau national et international. La fonctionnalité assure également une transparence et une confiance entre les parties signataires. Cette fonctionnalité qualifiée, créée grâce à un processus de création de signatures électroniques adéquat basé sur un certificat qualifié, permet de produire une signature électronique ayant la même valeur que la signature manuscrite.
VALIDATION DES DOCUMENTS SIMPLIFIÉE
Facilite la gestion des “workflow” des documents signés.
Un OTP (One Time Password) sera envoyé à votre smartphone pour signer les documents en ligne.
SIGNATURE ÉLECTRONIQUE AVANCÉE
Assure une transparence et une confiance entre les parties signataires.
La signature avancée (dans le contexte eIDAS) permet de produire une signature électronique ayant la même valeur que la signature manuscrite.
INTÉGRATION DANS NOTRE GED
Notre système de signature électronique a été développé pour être directement intégré dans le logiciel LuxDoc vous permettant ainsi de signer les documents directement à travers l’application.
Facturation électronique
AGENT LOGICIEL POUR SAGE™ COMPTABILITÉ
Avec l’un de ces connecteurs, vous avez la possibilité de sauvegarder des documents et d’accéder à ces documents dans la GED directement depuis le logiciel de comptabilité Sage ™. L’agent logiciel permet, à partir de l’interface de comptabilité, de visualiser les factures numérisées stockées dans LuxDoc. Le connecteur fait partie d’un ensemble complet de prestations de services concernant la facturation électronique entrante.
Le logiciel LuxDoc trie les documents créés dans Sage et le dossier de l’arborescence est créé automatiquement.
Le connecteur a été développé en étroite collaboration avec notre partenaire OCI Informatique.
Sur certains types d’appareils multifonctions, une application fournie par un partenaire de Labgroup vous permet de capturer des images numérisées de vos documents papier, qui seront envoyées directement à la base de documents du logiciel de gestion électronique de documents.
Le connecteur a été développé en étroite collaboration avec notre partenaire NG Partners.
